In 5 fases van vergaderchaos naar kracht van de kudde

Afgelopen week had ik een gesprek met twee collega’s, over mogelijke samenwerking. Een ‘wederzijds sollicitatiegsprek’ dus.

Altijd spannend, zo’n gesprek: Je moet elkaar verkennen, er moet een ‘klik’ zijn, je moet wederzijds vertrouwen bouwen. En je eigen doelen in het oog houden.

De vijf fase’s van teamontwikkeling van Bruce Wayne Tuckman blijken in het klein ook op zulke korte groepsbijeenkomsten van toepassing te zijn. Uit ons voorbeeld een aantal tips voor wat je kunt doen om uit impasses te raken.

1. Ontmoeten (Vormfase)

In ons geval kende ik de initiator, de andere collega niet, en zij mij ook niet. We waren al informeel begonnen, zoals dat gaat bij kleine groepjes van mensen die expert zijn op hetzelfde gebied. We hadden geen duidelijke afspraken over het proces hoewel we wel duidelijk onze verwachtingen en intenties wat betreft het doel van de vergadering hadden afgestemd.

Het gesprek ging ‘organisch’ over van informeel, naar een meer formele voorstelronde tussen mij en de tweede collega. Nadat ik meer had verteld over mijn persoonlijke achtergrond in het ervaringsgericht leren met paarden, begon ik over de opleiding die ik gevolgd had.

Op dat punt merkte ik dat ik haar aandacht kwijtraakte. Mijn reactie was om het onderwerp te veranderen naar een mindfulness oefening paarden die een van de bespreekpunten was.

2. Chaos! (Stormfase)

De initiator onderbrak op dat moment het proces door aan te geven dat we op een bepaalde tijd moesten stoppen. Dat gaf ineens meer tijdsdruk dan verwacht. Er ontstond spanning en het gesprek begon te stokken. De tweede collega benoemde dat ze de aansluiting begon te verliezen doordat ik van onderwerp veranderd was en vroeg me of ik dat ook gemerkt had. Zelf merkte ik dat ik door het gevoel van spanning en tijdsdruk ‘in mijn hoofd’ was gegaan en me moeilijker kon concentreren.

3. Afspraken over het proces (Normfase)

Zo gingen we automatisch over naar fase 3! De tweede collega ging door met benoemen waardoor ze uit haar concentratie geraakt was. Daardoor kregen we de kans dat allemaal even te doen, en dit zorgde voor een groot stuk ontspanning.

We bleven bij onze eigen ervaring waardoor de uitwisseling productief bleef – ieder was immers even verantwoordelijk voor zijn eigen stuk in de dynamiek. Zo konden we gemakkelijk overeen komen hoe we verder zouden gaan.

4. Productief over naar de inhoud (Prestatiefase)

We besloten die mindfulness oefening te doen, in plaats van erover te praten – de body scan. Die zorgde ervoor dat we niet alleen op mentaal niveau, maar ook op gevoelsniveau, de aansluiting met de anderen weer versterkten. Dat hielp om terug te gaan naar het doel van de bijeenkomst.

5. Dream Team! (Afrond- of afscheidsfase)

We gedroegen ons als paarden in een gezonde kudde: 1) Door ons gevoel een plek te geven en ernaar te handelen in plaats van het te onderdrukken bleef het productief; 2) We toonden ieder leiderschap op de plekken waar dat onze rol, kennis en ervaring het best paste.

Daarna kon ieder lid van de groep weer in haar kracht staan, en hebben we in korte tijd essentiele spijkers met koppen geslagen.

Leave a Reply

Your email address will not be published.